KSeF krok po kroku.
Pomoc na Twoim etapie.

Duże firmy weszły 1 lutego 2026 r., pozostali podatnicy zasadniczo 1 kwietnia. Do końca 2026 r. działa ułatwienie do 10 000 zł brutto miesięcznie. Szczegóły znajdziesz w harmonogramie powyżej.

Sumuj brutto faktury wystawione w miesiącu, które podlegałyby obowiązkowemu KSeF. Nie wliczaj m.in. faktur konsumenckich i wyłączonych faktur z kas. Do KSeF trafia już faktura przekraczająca limit oraz kolejne; późniejszy spadek sprzedaży nie przywraca ułatwienia.

Tak. Odroczenie wystawiania nie odracza odbioru. Krajowi podatnicy z NIP odbierają faktury w KSeF od 1 lutego 2026 r. Zapewnij dostęp sobie lub upoważnionej osobie.

Sam ryczałt ani zwolnienie z VAT nie zwalniają z KSeF. Znaczenie mają rodzaj transakcji, wyłączenia i terminy obowiązku.

Co do zasady tak, przy fakturowaniu podmiotów gospodarczych. Dotyczy to również najmu bez rejestracji do VAT. Do końca 2026 r. sprawdź możliwość ułatwienia do 10 000 zł.

Nie ma takiego obowiązku. Faktury konsumenckie B2C można wystawiać w KSeF dobrowolnie. Sam fakt prowadzenia przez kupującego firmy nie zmienia prywatnego charakteru zakupu.

Do końca 2026 r. obowiązują wyłączenia dla faktur z kas oraz paragonów z NIP do 450 zł lub 100 euro. Proforma nie jest fakturą i nie trafia do KSeF.

Nie. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia, m.in. Aplikację Podatnika. Możesz także używać aktualnego programu zintegrowanego z KSeF. Sposób połączenia potwierdź u dostawcy oprogramowania.

W Aplikacji Podatnika nadaj uprawnienia biuru, wskazując jego NIP i uzgodniony zakres: przeglądanie i ewentualnie wystawianie. Ustal również możliwość dalszego przekazywania uprawnień pracownikom. Zobacz poradnik 03 powyżej.

Nie automatycznie. Uprawnienie w systemie i uzgodniony zakres obsługi to osobne sprawy. Ustal z biurem, kto wystawia sprzedaż, sprawdza zakupy i wyjaśnia błędy dokumentów.

Najczęściej gdy podmiot niebędący osobą fizyczną nie ma kwalifikowanej pieczęci z NIP. Wskazuje wtedy osobę do obsługi KSeF. Urząd musi wprowadzić zgłoszenie do systemu.

Sprawdź NIP wybranego podmiotu i zakres uprawnień. Przy ZAW-FA złożonym przed 1 lutego 2026 r. może być potrzebne samodzielne nadanie dostępu do faktur. ZAW-FA w wersji 3 obejmuje szersze uprawnienia automatyczne.

Nie. Certyfikat KSeF służy do określonych operacji w systemie: typ 1 do uwierzytelniania, typ 2 do potwierdzania wystawcy w trybach offline. Konfigurację dobierz do swojego programu.

Wyszukaj ją po zalogowaniu do KSeF w kontekście swojej firmy. Możesz poprosić sprzedawcę o wizualizację z kodem QR albo potwierdzenie transakcji, jeśli faktura nie ma jeszcze numeru KSeF.

W krajowych transakcjach między podatnikami z NIP zwykle wystarcza KSeF. Dla konsumentów i określonych odbiorców zagranicznych fakturę przekazuje się także w uzgodniony sposób, z wymaganym oznaczeniem QR.

Polski wystawca objęty obowiązkiem zasadniczo wystawia fakturę dla zagranicznego klienta w KSeF i udostępnia ją także poza systemem. Zwykłych faktur zakupowych od zagranicznych dostawców nie wgrywa się do KSeF.

Nie. Po przyjęciu dokumentu przez system błąd poprawia sprzedawca fakturą korygującą. Faktura pierwotna pozostaje w KSeF.

Sposób korekty zależy od błędu. Przy wskazaniu niewłaściwego nabywcy wystaw korektę do zera i nową fakturę z prawidłowym NIP. Inne błędy popraw fakturą korygującą; uzgodnij szczegóły z księgowym.

Nie. Nadal potrzebne mogą być dokumenty spoza KSeF, np. faktury zagraniczne, wyciągi i opisy zakupów. Ustal z opiekunem sposób ich przekazywania oraz wskazywania wydatków związanych z działalnością.

Przez 10 lat, licząc od końca roku ich wystawienia. Nie zwalnia to z przechowywania innych dokumentów ani dodatkowych obowiązków archiwizacji, jeśli wynikają z Twojej sytuacji.

Możesz skorzystać z offline24: przygotuj fakturę zgodną ze strukturą i prześlij ją najpóźniej następnego dnia roboczego. Wcześniej przygotuj program i certyfikat potrzebny do oznaczeń offline.

Przy ogłoszonej niedostępności dosyłasz faktury następnego dnia roboczego po jej zakończeniu. Przy awarii ogłoszonej przez MF termin wynosi 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Sprawdź rodzaj komunikatu MF.

Najpierw sprawdź komunikat błędu i status dokumentu. Przy odrzuceniu technicznym popraw plik i ponów wysyłkę; to inna sytuacja niż poprawianie faktury już przyjętej z numerem KSeF.

Szczególne kary pieniężne za naruszenia obowiązków KSeF mają zastosowanie od 1 stycznia 2027 r. Nie oznacza to, że do tego czasu pozostałe obowiązki podatkowe są zawieszone.